会社内で手紙を出してます それを集めるボックスがあります それを2階に持っていくんですが、2時45分までに持っていかないといけないから私はなにかに集中すると

そりゃ届けられる方からすると勝手に配達時間（業務の持ち込み時間）を早めに変えられてる様なものだからよね…
それも上役の人の業務が下の立場の人に勝手に変えられてしまってる状態みたいだし…

相手は本来決まってるおおよその”いつもの時間”でスケジュール汲んでるだろうし…

その会社で”他の人がいつもやってる（やってた）”時間帯に届けられる方がいいですよ？

集中してどうのこうのというご自分の問題は、ご自分がたとえばスマホにアラームでもかけてればいいだけの問題ですし。