誰か助けて下さい

その正社員さんはリーダーとかじゃないんですか？
利用者さんの色々を把握することは大切ですが、リーダーは全てを管理し把握する責任がありますから、リーダーを通さないで皆が各々に予定を変更していては困りますからね。

基本変更はリーダーを通すものだと思うのですが、主さんの会社は誰でも勝手に変更出来るのですか？だとしたらそこが一番の問題だと思います。