小さな会社で働いています。 社内に電話が1台しかなく、それが私の席に設置されて…
小さな会社で働いています。
社内に電話が1台しかなく、それが私の席に設置されています。
電話応対は事務の私と、注文対応をしている同僚の2人で担当することになっていますが、実際には私の席にあるためほぼすべて私が対応しています。
しかし、かかってくる電話の7割以上は注文者からで私が内容を把握できるものはほとんどありません。
担当していない内容に対して一度私が話を伺い、結局同僚や上司に取り次ぐ…という二度手間が日常化しています。
お客様にとっても、同じ内容を再度説明し直す必要がありお互いにとって非効率だと感じています。
ちなみに、私は基本的に電話をかける業務もなく出る専門の状態です。
そこで先日、「同僚の席に電話を設置したほうが効率的では？」と上司に提案しました。
しかし返ってきた答えは「（同僚が）忙しくて出られない時もあるから…」というものでした。
発注業務はパソコンなので手が離せないことはないとおもうのですが・・・。
私としては「電話を取りたくない」と思われるのが嫌でなかなか強くは言えませんが、それでもこの状況は業務的にも精神的にもきついです。
提案自体は、効率面・お客様への対応の観点からも妥当だと思うのですが、私の考えはズレているのでしょうか。
同じような経験のある方や、第三者の視点からアドバイスをいただけると嬉しいです。
どうぞよろしくお願いします。
※長文で申し訳ございません。
25/06/11 09:59 追記
同僚含め話したら同僚は電話に出たくないと言われました。。。
苦情含め私が全て対応するそうです。
はぁ・・・・。
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７割は主さんが対応できないものということは、
３割は主さんでも対応できるのでしょ？
残りの３割が上司、３割が同僚だとすると、
結局、誰が電話番をしても大差ないのではないでしょうか？
さらに、
たとえば、同僚宛の電話を上司が取るとなると、
それだけ上司の時間を奪うことになりますよね。
あなたの時間と上司の時間なら、上司の時間の方が貴重です。
結論としては、今の体制が一番効率的に見えます。
主さんが言いたいことは分からなくも無いけど、電話の取り次ぎも自分の仕事だと思えば良いと思います。主さんが手が離せない時は同僚の方がでるのでしょう？ならそれで良いと思いますが。お客さんに二度手間取らす他に、主さんの仕事が滞って業務に支障が出ているならそれを理由に上司に相談するのもありですが、電話が1台しか無い以上は、解決も難しいのでは？
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