従業員2人が長期の出張に行ってくれてて 現場の仕事やから雨降ったりしたら中止とかになるし色々と大変やから、 飲みに行くなら1回ぐらい経費で落とすから言うてね

そもそも限度額を伝えていないのもどうかと思いますが、従業員からも事前確認なく事後の請求で20万使いましたっていうのがありえない。
せいぜい一人当たり5000円で、取引先の分も含めて2万円か、もう少し出してもいいというなら3万円〜4万円まででしょう。
20万円の負担なんてできるわけない。
そこは従業員が「負担してくれるって言ったじゃないですか」って言ったとしても常識的に考えて負担できるわけない。