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指揮系統の混乱
指揮系統が混乱してます。
私は発注の取りまとめの担当者です。
発注は各四半期ごとに各現場の20人の担当者がそれぞれの現場長に許可を得てから私に発注書を提出、私が取りまとめし、私の上司である班長、課長、部長の審査を経て、会計部門へ提出、審査を経て予算の使用が認められたら、発注書を正式に提出し、発注品が入る仕組みになっています。
ところが現実は各現場の担当者やそれ以外の社員が現場長の許可も得ず、ばらばらと私のところに発注したいものを適当にいってきたり、直接会計部門に話だけ通してしまい発注の詳細を私が現場に聞き取りして本来現場がやるべき書類を私が作成するという状況になったりしてます。
指揮系統がうまくいっていません。
上司に改善を訴えましたが、引き受ける私が悪いと怒られました。
でも、締め切りを破るわけにも現場の仕事に穴をあける訳にも行かず、現場の人は屈強な男性ばかりで私がいったところで右から左で、お前がやればいいといった感じの人が多くほったらかしておくこともできかねて私がやることで何とか凌いでます。
近々、改善のため教育をする機会を設けることになったのですが、指揮系統を守るように効果的に伝えるにはどのような説明がいいのか戸惑っています。
皆さんならどのように説明や資料の準備をされますか。
ご意見お待ちしてます。
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他の人は主さんが各現場の20人の担当者を対応していることで
混乱していることを知らないこと、頼むと主さんがしてくれることから
癖になってしまったのだと思います。
本来するべきことをすべてしてから提出してほしいことを
しっかりと伝える事や、それは何故なのかを説明する資料を
用意することをおすすめします。
それを主さんがやるんですか？そういう人たちには、今主さんが何を言っても、何をしても最初は言うことを聞くだろうけどだんだん元に戻ると思います。まず第三者が聞いても面倒くさい。もう少し簡潔にすることは出来ないのでしょうか？
大変ですね。
これはもう、最初に決まっている手順をきっちり守って頂かないとという事を再度強調する、確認するしかないです。勝手に持って来た人には現場長の確認は？と。本人にそこまできっちりさせましょう。
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