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議事録の作成経験がある方相談に乗ってください。 急遽来週から週に1度議事録…
議事録の作成経験がある方相談に乗ってください。
急遽来週から週に1度議事録を作成する事になりました。
今まで議事録を作成した経験もなく、今月入社したばかりで、初めての業種なのもありかなり不安です。
今まで議事録を作成していた方から少し話を聞いたのですが、
・発言者の声が基本的に小さく聞き取りづらい
・業界用語を理解していないと難しい
・パソコンではなく手書きでメモを取る
・録音等はない
と言われました。
メモを取る事で必死で会話の内容が抜けてしまうのではないかと不安で仕方がありません。
作成経験のある方はどのようにメモを取り、どのようにまとめているのでしょうか。
やりやすいやり方やコツ等あれば詳しく教えて頂きたいです。
よろしくお願いします。
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出費になっちゃいますが、録音する機械買って録音しておくのが無難ですよ。
聞き取れなかったり理解できなかった場合は質問してます。「○○ということでよろしいですか？」とか自分が理解した言葉でいいかえて。
アジェンダ（会議で話し合われる内容の概要が書かれた紙）みたいなのがあれば割とやりやすいですが、ありますか？
話し合われた内容は箇条書きに「誰がどんな事を話したか」を書いてました。結構余計な話が出てきちゃったりしてわけわからなくなるのでその場合も「じゃあ今の議題については○○するということで間違いないですね」と発言し、了解？同意？をもらって話をまとめることで議事録に残しやすくしてましたよ！
業界用語は必死に覚えてください。ついていけません。
議事録チェックしてくれる方いらっしゃらないんですかね？？会議も何時間も続くものじゃないとおもいますしどうにかなります。初めてであれば経験を繰り返して慣れて行くしかないですし。頑張ってください！
タイトル「会議名(朝会とか企画ミーティングとか」
大項目
小項目
・各項目について話した人
話した内容
→それについての返答をした人＋返答内容
多分書き方はこんな感じで大丈夫だと思います。
全てを書くのではなく要点だけメモる
ノートPCとかワープロ的なものがあるならそういうものの導入
聞き取れなかった時は確認を取る
わからない用語は必要があれば確認する
むしろ最初に、不慣れなので手間取るかも的なことを
ミーティングメンバーに共有しておけるならしておく
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