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皆さんはテンパる人ってどう対処していますか？忙しい職場ではないのですが、勤務して…
皆さんはテンパる人ってどう対処していますか？忙しい職場ではないのですが、勤務してもうすぐ１ヶ月。緊張が溶けず遅い、ぶつかる、落とす、忘れる、周りが見えない状況です。
ゆっくりで大丈夫だよ落ち着いて、と掛けた声に緊張する方なのであまり意味がありません。引き継ぎの人も教えると言うより自分で動いており、皆の輪からも自分から離れていくので私たちスタッフも気を遣うのに疲れてしまいます
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グッドアンサーに選ばれた回答
教える人に教える時間がないのも問題ですね。その方そこで求められる仕事はできるようにならないと思うので、雑用しかやらせないとか、臨機応変でなくても良い仕事だけを任せましょう。
クビにするわけにはいかないと思うので、どうにかして単純作業を与える必要があります。
マニュアルから必要なものを探すのにも、メモから探すのにも相当時間がかかる人だと思います。
その子のことは戦力とは思わずに、1日に1つできるようになれば上出来くらいの感覚で覚えてもらいましょう。1日中マニュアルを読むだけの日を作っても良いくらいです。
一気に膨大な仕事を与えすぎなのかもしれないので、例えば「注文書だけを10件作らせるだけの時間」「納品書だけを10件つくらせるだけの時間」など工場のように単純作業化させて、できれば1つ1つの作業ができたらチェックして、ミスがあれば似たような事例と比べながら何故今回のこれがダメで、前回のあれはOKなのかなども併せて教えます。
全ての作業をダズルチェック制にするよう、部署の体制自体を変える必要もあると思います。
受付業務など臨機応変が求められる業務は外させた方が良いです。
余裕がないのはわかりますが、キャパがない人に容量オーバーな仕事をさせてミスされてフォローすることになる方が、時間の無駄になります。
たぶん適応障害者ですので、何もかも具体化して細分化する必要があります。
「ゆっくり」など漠然とした言葉は理解できません。
私なら業務を最低工程まで分解して、1つ1つ、順番に、丁寧に教えます。
例えば
「注文書と納品書を作成して、請求書の作成を経理に依頼して、それぞれの控えを封筒に入れて郵送する」
という業務の場合
1. 注文書をつくる
2. 納品書をつくる
3. 請求書を依頼する
4. 請求書を持ってくる
5. 封筒をつくる
6. お客様控えと当社控えと経理控えを分ける
7. お客様控えを封筒に入れる
8. 郵送手配をする
と分解できます。
普通は1.〜3.5.は順不同で、3.が終わらないと4.はできないし、6.なんて教わらなくてもできますが、そういう人はたぶん無理なので、1.〜8.の順番通りにやることに慣れさせます。
また、1つ1つの書類の意味や、それぞれが誰に対してどう必要なのかをを具体的に説明します。
「〇〇社や××社なみたいな会社の名前見るでしょ？それらはうちの会社のお客様で、営業部の担当者が注文を取ってきてくれる。
何をいくつ誰が欲しがっているのかなど営業さんがまとめた注文内容を文書にしたのが注文書、注文内容を元にした何をいくついくらでいつ納品するのかという納品についての詳細を文書化したのが納品書、お客様が商品を受け取った後に届ける支払いに必要な内容が書かれているのが請求書。お金に関する納品書と請求書の控えは経理部にとって必要で、営業さんが注文を受けた証明になる注文書の控えは営業部にとって必要」
など、面倒ですがいちいち理由や意味を説明しないと何もできるようになってくれません。
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経済的に織田裕二主演の「踊る大捜査線」が一番参考になると思います。
経済的余裕がなければ、ネットで「図書館 ＜お住いの市町村名＞」で、検索しDVDの貸し出しがないか調べてみると幸運に恵まれるかもしれません。
たぶん適応障害者ですので、何もかも具体化して細分化する必要があります。
「ゆっくり」など漠然とした言葉は理解できません。
私なら業務を最低工程まで分解して、1つ1つ、順番に、丁寧に教えます。
例えば
「注文書と納品書を作成して、請求書の作成を経理に依頼して、それぞれの控えを封筒に入れて郵送する」
という業務の場合
1. 注文書をつくる
2. 納品書をつくる
3. 請求書を依頼する
4. 請求書を持ってくる
5. 封筒をつくる
6. お客様控えと当社控えと経理控えを分ける
7. お客様控えを封筒に入れる
8. 郵送手配をする
と分解できます。
普通は1.〜3.5.は順不同で、3.が終わらないと4.はできないし、6.なんて教わらなくてもできますが、そういう人はたぶん無理なので、1.〜8.の順番通りにやることに慣れさせます。
また、1つ1つの書類の意味や、それぞれが誰に対してどう必要なのかをを具体的に説明します。
「〇〇社や××社なみたいな会社の名前見るでしょ？それらはうちの会社のお客様で、営業部の担当者が注文を取ってきてくれる。
何をいくつ誰が欲しがっているのかなど営業さんがまとめた注文内容を文書にしたのが注文書、注文内容を元にした何をいくついくらでいつ納品するのかという納品についての詳細を文書化したのが納品書、お客様が商品を受け取った後に届ける支払いに必要な内容が書かれているのが請求書。お金に関する納品書と請求書の控えは経理部にとって必要で、営業さんが注文を受けた証明になる注文書の控えは営業部にとって必要」
など、面倒ですがいちいち理由や意味を説明しないと何もできるようになってくれません。
教える人に教える時間がないのも問題ですね。その方そこで求められる仕事はできるようにならないと思うので、雑用しかやらせないとか、臨機応変でなくても良い仕事だけを任せましょう。
クビにするわけにはいかないと思うので、どうにかして単純作業を与える必要があります。
マニュアルから必要なものを探すのにも、メモから探すのにも相当時間がかかる人だと思います。
その子のことは戦力とは思わずに、1日に1つできるようになれば上出来くらいの感覚で覚えてもらいましょう。1日中マニュアルを読むだけの日を作っても良いくらいです。
一気に膨大な仕事を与えすぎなのかもしれないので、例えば「注文書だけを10件作らせるだけの時間」「納品書だけを10件つくらせるだけの時間」など工場のように単純作業化させて、できれば1つ1つの作業ができたらチェックして、ミスがあれば似たような事例と比べながら何故今回のこれがダメで、前回のあれはOKなのかなども併せて教えます。
全ての作業をダズルチェック制にするよう、部署の体制自体を変える必要もあると思います。
受付業務など臨機応変が求められる業務は外させた方が良いです。
余裕がないのはわかりますが、キャパがない人に容量オーバーな仕事をさせてミスされてフォローすることになる方が、時間の無駄になります。
はじめまして
そのような方、私も何人か経験があります。
メモを要約できない方は、情報の整理と選択が出来てないので。
経験上は、改善されるにしても数ヶ月は掛かる印象です。
(改善できず辞めるパターンがほとんどです。)
対応に関しては結局は、
・その方にできる仕事を探す。
以外は見つかりませんでした。
ですので、あなたができることは、
・上司なり社長なりに素直に報告して相談すること
かと思います。
その際、その方ができない、のような話ではなく、
・あなたがした対応とその結果がどうなったか
・その上で、あなたの判断や所感はどうか
という具合に相談するのが良いかと思います。
例えば、
・これまで、このよう教えてきた。現状このような懸念がある。
・1人で受付はおそらく上手くできないと思う。
・私もこれまで通り教える&フォローするが、教え切れる自信もフォローしきる自信もないので事前に報告させてもらった。
・私の誤解や教え方に課題があるのかも知れないので、上長からも一度その方に仕事をこなす自信があるかなどヒアリングしてもらいたい。
みたいな具合です。
自分に難しい仕事や、起こりそうな懸念は報告までがあなたの責任で、解決は上長や当人含めて対応するのが良いかと思います。
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