会社では既に書式が出来ててそれを使い回したりしますものね。効率が良ければいいですが、あれ？ここに計算式入れた方が効率いいなと思った時は自分で計算式を入れたりしてました。
ネットで色んな書類を探して、それを自分で作ってみるとかもいいと思います。
既存のデータや数式があって活用できないとの事ですが、試しに自分で1から作ってみてはいかがですか？勿論仕事上では既存データを使わないといけませんがね。

活かす場面は、いろいろ仕事の担当を持ち出すと自分の仕事を効率よくこなす為に、嫌でも活用できる場面はでてくると思います。

エクセルのワークシート関数は[数式]タブに[関数の挿入]があるので、そこで勉強してました。
VBAは辞典買ってそれで勉強してました。
Accessは適当な本買って勉強してました。

まずは1冊をまんべんなく勉強してみるといいと思います。
関数とかは組み合わせて使うことも多いと思うのでなるべくまんべんなくやるのがいいです。

データには日付がたぶんあると思うのでいつ(何日とか何月とか何年とか)のデータだけを表示させてみるとかしてみるといいと思います。

既存のフォーマットがあっても、改善点が全く無いという事はないですよね。
そう言った点を見付けた際に上司に相談し、改善案を伝えて試作品を提出→承認を頂き実務で活用しています。
他にも取りまとめてる資料などで、データ集計用に自分で作成した物を使用し。提出用のフォーマットに最終的に貼り付けるだけにしたり。
あくまで効率を求めた場合で、元のフォーマットが最善ならそれはそのまま使用します。