子供会役員で次年度役員の方に 出席していただく会合に出られないと言われました。 役員は2名ずつ選出されているので もう一方の方と話し合ってどちらか1名出席

そもそも子供会とか必要ですか？

私、札幌で生まれ育ち、旦那の転勤であちこち住んだことあり、子供会がある地域もありましたが、札幌では私が子供の時も子供会とかなかったし、今でも子供会とか聞いたことないし、なくても子供は育ちます。
ただでさえ今は共働き家庭も多く、塾やならい事をいくつも掛け持ちしてる子供も多いので、現代の生活にはマッチしてないですよね。
と、思った事を書いてしまいましたが、
回答としては、どうしても行けないというのなら、後から資料渡すしかないのでは？
行けないと言ってる人を強制的に出席させる方法はないです。