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私が悪いですか？
営業事務の仕事してます。今は遅番のため昼休みです。
昨日注文した分の納期を確認してくれとの問い合わせがありました。しかし、その注文書を見た記憶が無かったため再度送ってもらいました。しかし、やはり見た記憶がなく、今からの手配なので来月納品になることを伝えたら怒り出しました。
注文書の宛先は私になっており、絶対に送っているはずだと言うのですが、私は見た記憶が無いし、手持ち資料に紛れていないか探したのですが、ありませんでした。
相手はまるで私が手配を忘れていたかのように罵ってきて、「お前じゃどうにもならないから上司と話させろ！」と言います。
注文書の日付は１ヶ月前でしたが、相手がFAX忘れたんじゃないかと思いますが、私が悪いですか？
証拠もないしどうしたらいいんだろう…
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ＦＡＸのやり取りがあったのなら、
端末にＦＡＸのデータそのものか、
通信記録📠だけでも残っていないか照会出来ないかな。
受注確認の折り返し連絡の記録なども探す。
上司へはその点を含めて相談されては。
こちらでももう一度確認しますのでFAXであれば送信履歴など詳細日時がわかるものをそちらでも確認していただけますか？と伝えてみてはどうでしょうか
送信履歴が相手に残っていたら受信履歴も残っているはずですから
まぁ相手が悪かろうが主さんが悪かろうが手配を早急にしてあげればなんとかなりません？
ファックスの場合、「送った！」「来てない！」のトラブルが発生しやすいので、ファックスを受信したら、「賜りました」と捺印して、先方に返信するというのが一般的だと思うんですが、それはやっていないようなので、この場合は言い合っても仕方ないですね。
相手が客である以上、こちらが謝るしかないです。
ありがとうございます。
FAXの受信履歴って１ヶ月前まで遡れるんですか？私がわからなかったので詳しい子に見てもらいましたが１週間分しか履歴がありませんでした。
お客さんがおじいちゃん一人でやってる卸会社なんで、送信履歴については「そんなもん知らん」と言われました(泣)
あと社内規則で紙は全てシュレッダーにかける事になっており、シュレッダー横にいらない紙を置いて、夕方に二人立ち会いの元にチェックしながらシュレッダーするので誤って廃棄したとかは無いと思います。
手配品だから直ぐには出来ないし、上司は出張中でいないし最悪です…
私も同じような仕事してますが
絶対に言い返せるようにしてます。
FAXの注文書に関しては
返信します。
むこうが 本当に送ってるとしても
来てない場合があるので 返信いってますか？と聞き
(私の名前入りのはんこを必ず押す)なければ
文句言わせません。
逆に こっちは確かに送ってるはずなのにという場合
返信が来てないと気付いた時点で 電話で必ず確認します。
FAXは おかしなことに送ってても 届いてないことが
確かにあるので 必ず どちらの立場になっても
言い返せるようにしてます。
言った言わないなどのトラブル多いし
ストレスたまる職種ですが お互いがんばりましよー。
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