総務って雑用？
単刀直入に、総務の仕事のイメージ、役割ってなんだと思いますか？
会社って、みんな総務を雑用と思ってるんですかね？
総務がどんな仕事をしてようと、どんな量をしてようと、それは別問題で、雑用まできれいにしてしまわなければ「総務は楽だなぁ」とか「総務は何もしてない。ただ座ってるだけでしょ」なんて思いますか？
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ありがとうございます。そうですよね。
うちは、事務関係は、総務しかないんですよ。大きいところでは、人事・経理などと別にありますよね。
そういうのはないので、私は配属としては総務ですが、やってることは、人事・経理・労務・庶務と全てです。給料の振込みだったり処理だったりあるのですが、なんといっても、総務は一人・・・。部長もいない・・・。マネージャーというのが社長にしたについてて、同じ事務所には座っているのですが、「手伝うから」といってたものの、何もしてくれないし・・・。
愚痴みたいになってしまいましたが、本当は聞きたいことが別にあるんです。
技術系や製造部がありますよね。そういうところに必要な部品や機械などの注文、これは誰がする仕事だと思いますか？
ありがとうございます。係があるんですね。でもそんな感じがいいですね。
実は今それで悩んでます。今のままでは手配が遅れたり、要領が悪いんじゃないかと。
うちは、製造の部品でも機械でもなぜかすぐ総務にきて「○○頼んでて」とか。正直、誰もどこに頼んでるなんて知らないのに。「どこに頼んでるのか知りませんけど」といえば「そんなの今までの納品書とかみればわかるでしょ」と強く言われますが。
でもそういう問題なのか？って思うんです。そりゃ連絡先も納品書の隅にかいてあるけど、どこに頼んでるか知ってて管理してる以上、注文までその部署でしてくれたら、一番要領がいいんじゃないかと思うんですけど、どうなんでしょう。
第二工場もあるんですが、そこの機械の注文もわざわざこっち（本社）に「○○注文してて」といってくるんです。最終的な計算は本社だけど、さすがに必要なものとかはそこで注文してくれって感じです。どんなものが必要なのかもわからないし、どこに注文すればいいのかもわからないのに・・・この考えはどうなんでしょうか。
ありがとうございます。そんなにストレートに言われたんですか？
私も確かに「雑用から色々とあるからね」とは言われましたが、さすがに「雑用的存在」とは言われませんでしたね。「総務は、雑用のようで、営業みたいな面もあるから甘くないよ」といわれました。
実際確かに、購買関係だったり営業関係だったり、クレーム処理もしています。正直、雑用する面の方が少なく感じます。全てやってるんですけどね、他が多すぎて雑用が目立たなくなってきたかなと。
でも、いくらなんでもそれは自分でやった方が早くない？ということもあるんですよね。いろんなサイトでみたのですが、今は「事務がお茶を入れる」という形はなくなりかけてるみたいですね。お客様に対する礼儀的には、お客様が尋ねてきた人が直接入れる方が感じがいいということを書いていました。変わってきたなぁって感じです。でも、うちは、何から何までが総務ですね。やってもいいんだけど、ちゃんと会社が回るように、業務がスムーズにいくような方法でやろうよって感じです。
いいじゃないか雑用も。雑用のプロです。性格が派手な人には、雑用している姿を見せるのは恥ずかしい、雑用なんかでプロになりたくないという人もいます。華やかな舞台には立ちたいけど地道な努力は嫌なタイプなんだね。私は雑用多くやってきました。でも雑用も、その道のプロがあることをお局様から教わりました。その時、雑用が綺麗に出来ていない自分に恥を感じました。若い人に気の毒なんだけど…見えない仕事をするのは女磨きだからね、とも教わりました。雑用はすごく気配りの現れる場所だと学びました。今でも、コピー1枚にしても綺麗に取れないと気がすみません。今は芸術系で全然違う仕事していますけど…。やはり、この職業病は治らない。大切にしたい職業病です(^O^)
ありがとうございます。
私も入社してから今までずっと、「とにかく全ての雑用をして自分の与えられたことをして自分のするべきことをして、それではじめて自分は仕事をしていることになるんだ」というのがモットーです。「雑用ならどんどん任せてください」って感じでした。今でも別に雑用が嫌なのではありません。
私もコピーには気にかけますし、経費を考えて事務用品の調達や、失敗したコピー用紙の管理など、とにかく気を配ってます。あとは、それぞれに伝えるメモの書き方や、字まで。
今は５部署＋会社のHP作成やシステム管理もしています。これでも雑用がこなせてます。
別に私は、「大した仕事じゃない」とか思われないですよね？事務でもちゃんとした仕事ですよね？
そうですよね、ありがとうございます。
そうなんです、機械類などは、それぞれ使う部署で調達してもらわないと、何がいいのか何の種類がいるのかなんてわからないですからね。
でも今日も「○○注文してて」だけ。どんな種類？特徴は？どこに？全く情報なしの投げやりな感じです。上司は「こんなのはそれぞれが注文してくれないとおかしいよな？違ったら文句言うくせに、遅くなったら文句言うくせに、総務をなんだと思ってんだ」と文句いってます。
そろそろ改善させなきゃやばいような・・・。正直、本社まるごと雑用や経費や色々な管理は私一人なんです。注文くらいそれぞれがやってくれないと、ほんと業務がスムーズじゃないですよね。
明日は製造の方の棚卸。私も手伝わなきゃいけないし、製造の方のクレームも処理。よく考えてみると、私がクレーム処理や、対処するのはおかしいような気がします。現場管理してる人が理解してなくてどうするんだろ・・・パニック・・・
はい！立派な、事務所の管理役です(^O^)その仕事ぶりなら、みんな主さんについてきますよ、きっと。それに、結構、職場の第一印象って事務の人にかかる場合って多いですよね。電話や、訪問客の応対、お茶をお出しした時の態度…。地道でありながら、時には華にもなる仕事だと思います、事務所の中心にいるだけに、いないと「あの人今日いないの？何か華がないなあ～」と言ったり。事務は、誇りある仕事ですし主さんは立派な仕事されています！楽だと言う人に限って出来ないんだから…そういう人に、一度これやってみて、って言いたくなりますよね。
>> 11
ありがとうございます。そうですよね。
私が入った頃に、一つ上の先輩がいたのですが、うちの会社から違う会社に派遣でとばされました。理由をきくと「とにかく今は余剰人員。」といってました。深く聞くと、先輩は、社内でも暗いし愛想が悪く評判が悪かったそうです。外部からも「事務の人、暗いし電話の印象が悪い」と苦情がきたくらいらしいです。最近知りました。
もしかしたら、私頼りにされてるかもしれません。しかも昨日聞いた話、社長が「新人６人の中で一番のエリートは○○さん（私）だね」といってたそうです。
私は今まで、エリートを目指してたわけではありませんが、とにかくひたむきにまずは会社を綺麗にすること、会社のイメージをあげることから意識して、今では複数の部署をかけもちさせられるくらいまでになりました。成長したのかな・・・でもそれがプレッシャーです。新しく入った部長も、私が優秀だとなぜか思ってる・・・
でも、注文などは自分達の必要なものは自分たちでという提案をすると、優秀のイメージは消えるかも^^;でも、それは自分を楽にしたいわけではなく、それが一番要領がいいのではないかという提案なんですけどね。
総務って大変ですよね。私はすごいなって思います。私は病院に勤めてるので少し違うかもしれませんが参考になればと…
私の病院では物品請求用紙があり、主によく発注するものが書いてあります。それに必要数を記入し、週に一回請求してました。また、緊急で必要になったものは総務に型番を伝えて発注してもらうようになってました。総務からもきちんと細かく聞かれましたし、間違えたら困るから当たり前だと思いますよ。
ありがとうございます。そうですよね、私も総務としては「会社を支える役目」だと思ってやってます。
発注にしても、全ての発注をやっています。会社の物品などはもちろん当たり前です。わからないものでも「どこに頼んでたんですか？」とか期限とか色々確認するのですが、さすがに製造や技術系の課は難しいです。
それでもいつも「はい」といって発注します。しかし、聞けばすごく曖昧な返事。「手袋はナイロン製のもの」とか、「注文してほしいのがあるんだけど、FAX送るから、みればわかる」って第二工場から連絡があり、FAXをみたら、なんと前パッケージをコピーしそれをFAX、しかも「注文して」としか書いてなくて、そのパッケージは黒くなってて写真がみえないという結果。電話してきけば「えっ知らない」と。なぜ使ってる人がどこに頼んでるかを知らないのだろうか・・と不思議で。詳しくいってくれればいいのですが、やっぱり拘りがあるものは自分自分で発注係を作りやってほしいものだと感じました。うちの社員、総務を雑用係と思ってる様。ある上司は、「総務はいいなぁ。俺やったら、そのくらいの仕事なら、その程度の給料でいいよ」とか。
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