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事務員の書類作成の簡単なミスが多くて困っております。 日付が違ったり、文字…
事務員の書類作成の簡単なミスが多くて困っております。
日付が違ったり、文字の大きさが違ったり、気にすることないこともあるのですが、やはり取引先に提出する書類なので、人が見て変だなって思われてはいけないと思います。
チェックをすると毎回そのようなミスが出てきます。
そのためのチェックだろうと思うのですが、さすがに日付間違えや単純なミスは上司のチェックをする以前の間違えだと思います。
この場合は、少し強めに指導したほうがいいのでしょうか？
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事務員との関係で変わってきますが、
そのままだといつまでたっても直りません。
今の状況と指導は必要になると思います。
やり方はいろいろありますが、自発的にできるようになってほしい。
・「悪いけど、この書類じゃ取引先困るだけだから使えない」と直す部分を自分で探させる。
・間違いだけ指摘する。
・チェック印つけてから持ってくるよう伝える（チェックの印ついてない場合は突き返す）
・事務員に書類を直接取引先に渡させて、赤っ恥書かせて責任感持たせる
（根回しはしておく）
相手の性格や経験値によると思います。あくまで冷静に。
やってみて、言って聞かせて、させてみて、ほめてやらねば…
みたいなのが理想ですが、なんかもとからのやる気が感じられなさそうな事務員なので。
無理なら、上司に直訴して事務員交代を打診。
これも上司との関係で
チェックリストを作ったらどうですか？
・日付
・文字の大きさ
・誤字脱字
などなど、箇条書きにして「こちらに見せに来る前にこれ全部自分でチェックしてね」と伝えとくんです。それでもミスったらガチ目に注意しても良いと思います。
それはミスというよりもセンスの問題ですね。
相手の立場にたって考えられる人か、自分さえよければ良いという性格が仕事にも出ちゃう人なのか。
たぶん、注意しても改善されないと思いますよ。
どこにでもいます、そういう人。
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