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事務員ですが、
電話対応が苦手すぎて、電話恐怖症です。
敬語もうまく使えないし、得意な方にコツ教えて頂きたいです。
そもそも現場をわからない人間を事務所に残されても何もわからないから嫌になる。
早口で名前を言われて聞き取れなくて、要件も短く言ってくれる方は良いけど、結局何が言いたいのかよくわからない方もいて、
うまく担当の人に伝わらないと嫌な顔されたり、申し訳ないとも思うけど、
次から次へと電話がかかってくるともうパニックです。
立替金の入力とかお金のからむ処理をやっている時は本当電話出たくないです。
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気持ちは分かりますが、
事務員なのでそこは逃れられないかと ^^;
かくいう私も働き始めた頃に電話が取はれずに周りにとってもらってばかりいたら、その内誰も取らなくなり、暗に「あなたが取りなさい」とプレッシャーを掛けられたことがあります。汗←事務員4人だったので。
早口で何言ってるか分からない場合は聞き返したら良いですよ。
「申し訳ありませんが、もう一度お願いします」や聞き取れたことを復唱して相手に確認を取ると、間違いが減ります。
あとはメモを取ることですね。
私も電話は苦手な方なので、苦痛さは物凄く分かります。
分からないなら分からないで、
「私では分かり兼ねますので、折り返し担当の者からお電話いたします」等、こういう内容にはこう切り返す文言を覚えておくといいかもしれません。
相手の名前と誰に用があるか聞く
それから少々お待ちください
保留してつなぐ
いなければ折り返し連絡致します。
自分宛の電話は、番号覚えておいてすぐ出るようにする。これは折り返しの電話とか待ってる場合。
誰から誰へが伝えられればあとは、なんとなくの内容でわかってくれるけどね
最悪、履歴機能で番号はわかります。
あとは番号見ただけで、どこからだってわかってきますよ。
電話が鳴ったらすぐ電話機の液晶を見る癖をつけたらいいと思います。
分かります。私も営業事務の時、ぱにくってました。
でも、とりあえず内容はしっかり把握しないと伝えられる方は正直かなり困ります。
会社名など聞き取れなかったりしたら、申し訳ございませんが、もう一度よろしいですか？とか私は何回も何回も聞きまくって、最終、こういった内容で担当にお伝えしてよろしいですか？とまで確認しました。間違った情報を伝えてしまうより顔見えない相手に何回も聞いた方がいいと思ったので。
なれです、なれ！頑張って！
主様と同じ事務員やっている者です。
新人の時は泣きながらでも電話応対やらされました。
何回も聞き直して、怒られて切れられた電話も数知れずです。
現場もわからないのでは、主さんの言うとおり何もできません。
私の場合は
現場や職場の最低限の情報や担当の人の名前や居場所とかわかっていないといけませんでした。
「分かり兼ねますので…」と言ったこともありますが、
「同じ職場にいる以上は職場の仕事を理解していないといけないでしょ」
ってお客さんに言われる始末。
今は、転職して
自分しか事務員がいない職場なのですが、
自分で何でもやらなければいけないので負担が大きいです。
その分手当がもらえたり、幅広い電話に対応出来る様に仕事を覚えるのが早くなりました。
なので、今では大体かけてくる番号の下4桁は覚えてますし、声で大体判別しています。
主さんがどういう職場なのかにもよりますが
取引先の電話帳を机に貼ったりしてみてもいいかもしれません。
電話帳にのってない場合は、電話機の履歴で番号をメモする。
苗字だけでも、引き継いだ人が分かる場合があります。
あと、無理してメモを取ろうとしないようにしてます。
重要な単語のみ殴り書きして後で綺麗にまとめて保管しています。
記憶力強化も図れるので。（こちらは応用編ですね）
電話は事務員としては通らないといけない道なので
無理しない程度に気張って下さい。
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