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私は、上司のメールアドレスに来るメールをチェックして仕事をみんなに割り振るという…
私は、上司のメールアドレスに来るメールをチェックして仕事をみんなに割り振るという仕事をしています。
2人でその仕事をしています。
少し前までは、そのメールの中に混じってる面倒な案件は自分達がやることにし、軽いのをみんなに振っていました。
しかし、最近、うちの部署の担当顧客が大幅に増え、メールの数が急増。
私達はメールを読み解き、みんなに割り振るのが精一杯になり、自分では対応可能する時間もない状態になりました。
そのため、面倒な案件も誰かに振らなければなりません。
部署の業務を円滑に回すには、必要なこと。今は、それでいくしかないと上司には言われています。
上司からもみんなに協力をお願いしたい旨、話はしてくれているのですが、
人によっては面倒な案件を振ると怒ったり、跳ね返してくる人がいます。
このまま続けたら、みんなに嫌われそうです。
こういう立ち位置で仕事をした経験がある人はいますか?
どうやって周りの理解を得ましたか?
私達2人は、他のみんなとは同僚で上席ではありません。
上司は別の仕事で忙しいため、私達が代わりにメールをさばく担当になりました。それとは別途、自分達の仕事も同時進行で対応しなければなりません。
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面倒な人たちがいますね。
主さんの苦労も知らずに。
私なら、意見は上司に伝えるような流れを作る気がします。
あと、割り振りをオープンにして、周囲のスタッフへの分配を見える化します。
ついでに拒否してくるスタッフも周囲の人へ見える化します。
※スタッフ全員に対して、誰にどの業務をお願いするかをまとめたメールを送る等をイメージしています
拒否してきた場合は「○○さんより拒否されましたので△△さんお願いします」と全員にメールで書きます
拒否するスタッフさんがいるということを周囲のスタッフに見せて、そのせいで他の人が迷惑を被っているのを理解してもらいます。
そもそもでいえば、主さんは割り振りを上司の代わりに担当しているのですから、それは上司へ対する意見であるはずです。
なので私なら意見は上司に言うよう伝えます。
説得してほしいと上司から指示があれば対応しますが、主さんに反対意見が来た場合のフローをどうするか、決めてもらうと思います。
あと、割り振りに文句が出るのであれば、割り振りの判断基準を上司に決めてもらい、そういった判断基準で割り振っていきます、と予め上司からスタッフに伝えておいてもらいます。
それでも上司と主さんでは権限が違うのですから当然、反対意見も出やすいでしょう。
権限が違う人に上司と同じ仕事を求められても困りますから、そこは上司が根回しすべきではないでしょうか。
反対意見が出ても主さんが悪いということにはならないはずです。
それは上司への意見な訳ですから。
なのでできる限り公平になるよう努力しますが、そもそも給料ですら違うスタッフ同士、平等にする必要はないと私なら思うはずです。
なので公平にはしますが平等にはしません。
学校ではないですからね。
的確なアドバイス、ありがとうございます。
誰に何個、何の依頼を振り分けているか。
誰がどの依頼を受けられないといっていて、誰に振り直すのか。
全部、事務的に見える化したら、みんな、納得してくれそうですね。
怒ってはじき返す人は、それを他の人が黙って受け取っているのを見たら、今後は、対応が変わるかもしれません。
上司も親身になってくれる人と、あんまりこちらに関心を持ってくれない人と突き放し系の人がいるので、親身になってくれる人に相談します。
みんなと私達の間に入って、ルール化してもらえると、私達も動きやすいです。
この1ヶ月くらいずっと嫌われ役をやってきたけど、そんなんじゃなくて、歯車の1人として、認められるように頑張ります。
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